Die Versuchung ist groß, mit dem spektakulärsten Projekt zu beginnen. Besser ist das langweiligste: eine kleine, häufige, gut verstandene Aufgabe, bei der man schnell sieht, ob es funktioniert. Prüfen Sie jede Kandidatin mit diesen vier Fragen.
Frage 1: Kommt sie oft vor?
Was einmal im Monat anfällt, lohnt selten. Suchen Sie nach Dingen, die mehrmals täglich oder wöchentlich passieren: gleiche Kundenfragen, gleich aufgebaute Belege, immer gleiche Zusammenfassungen.
Frage 2: Gibt es einen richtigen Weg?
Wenn jede Person die Aufgabe anders erledigt, müssen Sie sich zuerst einigen. Schreiben Sie die „gute“ Antwort oder die Standardschritte auf. Ohne diese Grundlage hat ein Assistent nichts, woran er sich halten kann.
Frage 3: Was passiert, wenn etwas schiefgeht?
Ein Entwurf mit Tippfehler, der vor dem Versand korrigiert wird, ist ein kleines Risiko. Zahlungen, Verträge oder Personalentscheidungen sind es nicht. Starten Sie dort, wo Fehler günstig und leicht erkennbar sind.
Frage 4: Sind die Daten in Ordnung?
Veraltete Öffnungszeiten, drei Preislisten, ungepflegte Kataloge: Ein Assistent gibt mit großer Überzeugung wieder, was er findet. Oft ist das Aufräumen der Informationen schon die halbe Verbesserung.
| Aufgabe | Als Erstes geeignet? | Warum |
|---|---|---|
| Fragen zu Öffnungszeiten und Lieferung beantworten | Ja | Häufig, bekannte Antworten, leicht zu prüfen. |
| Rechnungsdaten in eine Tabelle übertragen | Ja | Stabiles Format; Fehler fallen beim Abgleich auf. |
| Interne Besprechungen zusammenfassen | Eher ja | Hilfreich, wenn Notizen vorliegen; Einverständnis der Teilnehmenden nötig. |
| Reklamationen beantworten | Später | Jeder Fall ist anders, der Ton heikel. |
| Über Rabatte oder Erstattungen entscheiden | Nein | Betrifft Geld und unternehmerisches Ermessen. |
Vorher und nachher messen
Notieren Sie eine Woche lang, wie oft und wie lange Sie die Aufgabe heute erledigen. Wiederholen Sie das, wenn der Assistent einen Monat im Einsatz ist. Zeigt sich kein Unterschied, ist auch das eine wertvolle Erkenntnis.
Pauschale Zeitersparnisse kann niemand seriös versprechen: Sie hängen davon ab, wie die Aufgabe heute erledigt wird, wie gut die Daten sind und wie viel geprüft wird.