Angebotsanfragen, Störungen, Rechnungen, Bewerbungen – alles kommt über dieselbe Adresse. Ordnio Verteiler ist ein Konzept für einen Assistenten, der jede Anfrage einordnet und mit einer Kurzfassung an die zuständige Person weiterreicht.
Das Problem
Ohne feste Zuständigkeit bleiben Anfragen liegen oder werden doppelt beantwortet. Kunden spüren das.
Was der Assistent übernimmt
- Kennzeichnet jede Anfrage nach Art und Dringlichkeit.
- Wendet Ihre vereinbarten Zuordnungsregeln an.
- Schreibt eine Zusammenfassung in zwei Zeilen.
- Legt alles, was zu keiner Regel passt, in einen Prüfordner.
Beispiel
Eingang
Betreff: Heizung im 2. OG kalt · Absender: WEG Lindenallee 7 · „Bitte kommen Sie möglichst noch diese Woche vorbei.“
Entwurf zur Prüfung
Art: Störungsmeldung Dringlichkeit: mittel (Termin diese Woche gewünscht) Zuständig: Kundendienst Kurzfassung: Heizung im 2. OG ohne Funktion, WEG Lindenallee 7, Termin bis Freitag erbeten. Wartungsvertrag? Noch zu prüfen
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung.
Was immer ein Mensch prüft
- Anfragen ohne passende Regel.
- Echte Notfälle (Schäden, Sicherheit).
- Änderungen an den Zuordnungsregeln.
Was Sie für den Start brauchen
- Eine Liste der Anfragearten und der Zuständigen.
- Den Eingangskanal (E-Mail, Formular, Messenger).
- Den Ort, an dem Vorgänge heute erfasst werden.
Hinweis: Dies ist ein Konzept. Funktionen, verwendete Daten, Dienstleister und Preis werden vor Projektbeginn schriftlich vereinbart.
Fragen zu Ordnio Verteiler
Kann der Assistent Tickets anlegen?
Wenn Ihr System eine Schnittstelle bietet, ja. Das prüfen wir in der Analyse, bevor wir etwas zusagen.
Und wenn die Zuordnung falsch ist?
Die Regeln werden vorab mit echten, freigegebenen Beispielen getestet, und unklare Fälle gehen immer in einen Prüfordner.