Viel besprochen, etwas beschlossen – und eine Woche später weiß niemand mehr genau, wer was übernimmt. Ordnio Protokoll ist ein Konzept für einen Assistenten, der Besprechungsnotizen in eine umsetzbare Zusammenfassung verwandelt.
Das Problem
Notizen sind meist unsortiert, und jede Person nimmt eine andere Version mit. Ohne klares Protokoll verlaufen Beschlüsse im Sand.
Was der Assistent übernimmt
- Trennt Beschlüsse, Ideen und offene Fragen.
- Übernimmt Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin, sofern genannt.
- Markiert Aufgaben ohne Verantwortliche.
- Bereitet eine Zusammenfassung zum Versand vor.
Beispiel
Eingang
Notizen: Preise Mittagstisch ab Januar +0,50 € – ja. Jonas holt Angebote für neue Kaffeemaschine ein. Sonntagsöffnung: vertagt. Getränkebestellung bis 15. (wer?)
Entwurf zur Prüfung
Beschlüsse · Mittagstisch ab Januar 0,50 € teurer Aufgaben · Jonas: Angebote Kaffeemaschine einholen · Getränkebestellung bis 15. → OHNE ZUSTÄNDIGKEIT Offen · Sonntagsöffnung
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung.
Was immer ein Mensch prüft
- Das Protokoll vor dem Versand.
- Vertrauliche Themen aus der Besprechung.
- Zuständigkeiten, die nicht ausdrücklich vereinbart wurden.
Was Sie für den Start brauchen
- Notizen oder ein Transkript – mit Wissen aller Teilnehmenden.
- Eine Protokollvorlage, die Ihnen nützt.
- Wer prüft und an wen verteilt wird.
Hinweis: Dies ist ein Konzept. Funktionen, verwendete Daten, Dienstleister und Preis werden vor Projektbeginn schriftlich vereinbart.
Fragen zu Ordnio Protokoll
Werden Besprechungen aufgezeichnet?
Das gehört nicht zum Konzept. Es genügen schriftliche Notizen; ein vorhandenes Transkript nur mit Kenntnis der Teilnehmenden.
Geht das auch für Kundentermine?
Ja – dann ist die Prüfung vor dem Teilen umso wichtiger.