Eingangsrechnungen, Angebote, Lieferscheine: Jedes Dokument enthält eine Handvoll Angaben, die Sie wirklich brauchen. Ordnio Beleg ist ein Konzept für einen Assistenten, der diese Angaben findet, in einer Übersicht ordnet und meldet, was nicht auffindbar ist.
Das Problem
Daten aus PDFs abzutippen ist langsam und fehleranfällig – eine Null zu viel, ein verwechseltes Datum, ein übersehenes Zahlungsziel. Und fehlende Angaben fallen oft erst auf, wenn es zu spät ist.
Was der Assistent übernimmt
- Erkennt die Dokumentart.
- Liest die vereinbarten Felder aus (Lieferant, Netto, USt., Brutto, Fälligkeit …).
- Prüft einfache Summen wie Netto plus Umsatzsteuer.
- Kennzeichnet leere oder unsichere Felder zur Prüfung.
Beispiel
Rechnung 2026-0412 · Malerbetrieb Hoffmann · Anstrich Büroräume 85 m² · 1.280,00 € netto · zahlbar innerhalb 14 Tagen
Lieferant: Malerbetrieb Hoffmann Rechnungsnr.: 2026-0412 Leistung: Anstrich Büroräume (85 m²) Netto: 1.280,00 € USt. 19 %: 243,20 € Brutto: 1.523,20 € Zahlungsziel: 14 Tage ⚠ Fehlt: Rechnungsdatum
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung.
Was immer ein Mensch prüft
- Alle Daten, die in die Buchhaltung oder in eine Zahlung fließen.
- Schlecht lesbare Scans.
- Vertragsklauseln – der Assistent fasst zusammen, er bewertet nicht rechtlich.
Was Sie für den Start brauchen
- Die Liste der Felder je Dokumentart.
- Einen Ordner oder ein Postfach, in dem die Dateien landen.
- Das Ziel der Daten: Tabelle, Buchhaltungsprogramm o. Ä.
Hinweis: Dies ist ein Konzept. Funktionen, verwendete Daten, Dienstleister und Preis werden vor Projektbeginn schriftlich vereinbart.
Fragen zu Ordnio Beleg
Ersetzt das meine Buchhaltungssoftware?
Nein. Es kann ihr zuarbeiten, etwa indem es Daten vorbereitet. Die Buchung und die GoBD-konforme Ablage bleiben in Ihrem System.
Kann es Verträge prüfen?
Es kann Inhalte zusammenfassen und Fristen oder Beträge hervorheben. Eine rechtliche Bewertung gehört zu Ihrer Rechtsberatung.