Öffnungszeiten, Lieferzeiten, Rückgabe, Terminverschiebungen: In vielen kleinen Betrieben drehen sich die meisten Nachrichten um dieselben Fragen. Ordnio Antwort ist ein Konzept für einen Assistenten, der dafür einen ersten Antwortentwurf schreibt. Sie prüfen, passen an und senden.
Das Problem
Gute Antworten kosten Zeit: Information suchen, auf den Fall zuschneiden, den richtigen Ton treffen. Unter Zeitdruck werden Antworten knapp oder kommen zu spät – und dieselbe Erklärung entsteht jedes Mal leicht anders.
Was der Assistent übernimmt
- Erkennt, worum es in der Nachricht geht.
- Sucht die passende Antwort in Ihren freigegebenen Informationen (Zeiten, Konditionen, Leistungen).
- Formuliert einen Entwurf in Ihrem Ton – Sie oder du, kurz oder ausführlich.
- Markiert offen, was er nicht weiß, statt etwas zu erfinden.
Beispiel
Guten Tag, ich habe vor zwei Wochen einen Rucksack bestellt, er ist mir aber zu groß. Kann ich ihn noch umtauschen?
Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ein Umtausch ist innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt möglich – Sie sind also noch im Zeitraum. Senden Sie uns den Rucksack bitte mit beiliegendem Rücksendeschein zurück, wir schicken Ihnen dann die gewünschte Größe. [Prüfen: Ist das Modell in der kleineren Größe vorrätig?]
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung.
Was immer ein Mensch prüft
- Alles mit Geldbezug: Erstattungen, Rabatte, Kulanz.
- Beschwerden und emotionale Nachrichten.
- Fragen, zu denen es keine freigegebene Information gibt.
Was Sie für den Start brauchen
- Eine Sammlung Ihrer typischen Fragen und der korrekten Antworten.
- Zugriff auf das Postfach oder den Kanal – oder zunächst einfach Kopieren und Einfügen.
- Eine verantwortliche Person, die freigibt.
Hinweis: Dies ist ein Konzept. Funktionen, verwendete Daten, Dienstleister und Preis werden vor Projektbeginn schriftlich vereinbart.
Fragen zu Ordnio Antwort
Antwortet der Assistent selbstständig?
In diesem Konzept nicht. Er schreibt Entwürfe, ein Mensch entscheidet über den Versand. Wenn Kundinnen und Kunden direkt mit einem KI-System kommunizieren, muss das außerdem erkennbar sein – auch das planen wir mit Ihnen ein.
Was passiert bei geänderten Konditionen?
Die Wissensbasis wird aktualisiert. Deshalb bekommt sie eine verantwortliche Person und ein Prüfdatum.