„Schreib mal eine Mail an den Kunden“ ist so offen, dass fast jede Antwort passt – und kaum eine direkt verwendbar ist. Ein KI-Assistent kennt weder Ihren Betrieb noch den Kunden noch die Vorgeschichte, solange Sie sie nicht nennen. Eine Minute für den Auftrag spart zehn Minuten Korrektur.
1. Das Format
E-Mail, Messenger-Antwort, Produkttext, Aushang? Drei Zeilen sind etwas anderes als eine Leistungsbeschreibung.
2. Die Empfänger
Stammkunde, Lieferant, Erstkontakt: Wer liest, bestimmt Ton, Detailtiefe und was vorausgesetzt werden kann.
3. Das Ziel
Soll gebucht, bestätigt, entschuldigt oder abgesagt werden? Ein klares Ziel verhindert korrekte, aber nutzlose Texte.
4. Die Fakten
Preise, Termine, Öffnungszeiten, Namen, Konditionen – geben Sie sie selbst vor. Fehlt etwas, soll es als offen markiert und nicht ergänzt werden.
5. Der Ton
„Freundlich, aber sachlich“, „per Sie“, „keine Emojis“. Noch besser: einen eigenen Text als Vorbild mitgeben.
6. Die Grenzen
Maximale Länge, Tabuthemen, keine Zusagen („keine Rabatte anbieten“).
Vorlage zum Kopieren
Bitte schreibe ein/e [Format] an [Empfänger]. Ziel: [Ergebnis]. Fakten: [Fakten]. Ton: [Ton]. Nicht erwähnen: [Grenzen]. Fehlende Angaben in eckigen Klammern markieren.
Und danach: mit Verstand prüfen
Lesen Sie den Entwurf so, wie ihn Ihr Kunde lesen würde. Prüfen Sie jede Angabe, streichen Sie Füllwörter und fragen Sie sich, ob die Frage wirklich beantwortet ist. Ein guter Auftrag spart Arbeit – die Verantwortung für die Nachricht bleibt bei Ihnen.